Sistemas de Gestión Integrados, una realidad necesaria

Todos somos conscientes de que vivimos en un mundo cada vez más global y más competitivo. Ello obliga a nuestras Organizaciones a adaptar sus estrategias a esta realidad. Ya no basta con alcanzar un alto nivel de satisfacción en nuestros clientes. La competitividad nos obliga a ser mejores que el resto y por tanto a buscar la excelencia.

Para competir en mercados cada vez más globales hay que ser más eficaz y eficiente en nuestros procesos. Esto nos obliga a un modelo de gestión más flexible, que permita optimizar nuestros recursos y aprovechar las sinergias mutuas.

En este contexto, es absolutamente fundamental y necesario apostar por la innovación en la gestión y por la implantación y consolidación de modelos de gestión, pero adaptados a la nueva realidad del siglo XXI.

¿Qué herramientas puede usar una Organización para conseguir lo anterior? 

No hay una sola respuesta, pero entre ellas, podemos destacar la adopción e implantación de Sistemas de Gestión totalmente integrados, que básicamente consisten en conseguir la adaptación de la Organización a su entorno, con las peculiaridades que este último presenta.

¿Qué es un Sistema de Gestión?

Un Sistema de Gestión no es más que una herramienta por la cual una Organización define de qué forma quiere que se desarrollen sus actividades productivas en el día a día. Es, en definitiva, el protocolo cuya implantación permite optimizar los recursos disponibles, mejorar la organización, reducir costes y mejorar el rendimiento.

Por tanto, podemos decir que un Sistema de Gestión se forma mediante un conjunto de protocolos, sistemáticas o metodologías, orientadas a un mismo propósito, que definen cómo gestionar de forma común los recursos, procesos, actividades y responsabilidades asociadas a las mismas.

Implantar un Sistema de Gestión en una Organización proporciona la garantía de que todos sus procesos cumplen con los estándares definidos por normas bien nacionales bien internacionales. De esta forma, la Organización consigue que:

• Internamente se eviten costes innecesarios controlando en todo momento sus procesos productivos.
• Externamente, de cara a los clientes, suministradores y proveedores, proyecta una imagen más positiva que seguramente sea mejor valorada frente a sus competidores.

Dentro de una Organización existen muchas disciplinas y cada una de ellas puede tener su propio Sistema de Gestión. Así, es habitual encontrarse:

• El Sistema de Gestión de la Calidad: que vela por la calidad del producto siguiendo las directrices definidas en la norma ISO 9001.
• El Sistema de Gestión del Medioambiente: que busca que las actividades de una Organización tengan el mínimo impacto en la naturaleza siguiendo los requisitos definidos en la norma ISO 14001.
• El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral o de prevención de Riesgos Laborales: que busca que todos los procesos de la Organización se realicen velando por la seguridad y salud de todos los implicados. Para ello se siguen las directrices recogidas en la norma OHSAS 18001.

Y más recientemente:

• El Sistema de Gestión I+D+I: que permite a la Organización mejorar de manera sistemática sus actividades de I+D+I de acuerdo con las directrices de la UNE 1666002.
•  El Sistema de Gestión de Responsabilidad Social Corporativa: que busca la responsabilidad de una Organización ante los impactos que sus decisiones y actividades ocasionan al medio ambiente y a la sociedad mediante un comportamiento ético y transparente. Todo ello de acuerdo con la ISO 26000.
• El Sistema de Gestión energética: que busca implantar en la Organización una política que gestione adecuadamente los aspectos energéticos derivados de su actividad de acuerdo con los preceptos de la norma ISO 50001.

Como se ve, existen muchos Sistemas de Gestión, lo cual supone que la implantación de todos ellos puede obligar a una Organización a una multiplicación de recursos con el incremento de coste que conlleva, lo cual nos hace preguntarnos: ¿Existe la posibilidad de unificar todos ellos en un único Sistema de Gestión?

La respuesta a esta pregunta está en los llamados Sistemas Integrados de Gestión (SIG): los que permiten unir distintas disciplinas en un modelo único de dirección. La estructura de un Sistema Integrado de Gestión siempre está formada por:

• Un tronco que se corresponde con la parte del Sistema de Gestión que es común a todas las áreas a integrar, como puede ser la política, planificación, control de las actuaciones, recursos, auditoría y revisión del sistema.
•   Tantas ramas como sistemas estén integrados en las que se incluyen solo los elementos particulares de cada uno de los sistemas que se quieren implantar.

¿Qué ventajas se obtiene con la integración de Sistemas de Gestión?

• Se simplifica el mantenimiento de los distintos Sistemas de Gestión, pues se necesitan menos recursos para ello.  El número de manuales de gestión se limita al menor posible. Un mismo registro puede valer para diferentes modelos integrados. Como consecuencia, el mantenimiento del sistema requiere menos esfuerzo y dedicación.
• Se incrementa su utilidad. La actividad diaria mejora sustancialmente cuando todas las actividades están bajo un mismo sistema. Una incidencia en una operación puede comprometer otras. Con la implementación de un SIG garantizamos que todas las actividades aumenten su rendimiento de forma correlativa.
• Se evitan duplicidades innecesarias de procedimientos, manuales e instrucciones, facilitando su conocimiento y cumplimiento.
• Su implantación es más rápida que haciéndolo de forma separada.
• En un SIG, las políticas y objetivos son comunes y coherentes entre sí.
• La formación del personal es más sencilla, más rápida y menos densa, ya que el temario disminuye al tener apartados comunes.
• Se facilita el control y acceso a la información, ya que ésta, al estar interrelacionada entre sí, fluye en todas direcciones. 

Es muy importante tener claro que la integración de sistemas no sólo permite un ahorro de costes, sino que el verdadero y auténtico beneficio que genera un Sistema Integrado de Gestión es que supone un cambio de enfoque en la estrategia de la empresa.

Sin embargo, no es necesario realizar un Sistema Integrado de Gestión de todas las disciplinas. En realidad, lo habitual es optar por integrar solo algunas de las que hemos visto en el apartado anterior y, de hecho, un buen número de Organizaciones ya han optado, por ejemplo, por la integración de sus Sistemas de Gestión de la Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales (en base a Norma UNE 66177). 

Formación en sistemas integrados de gestión

Un aspecto fundamental si queremos una implantación correcta de un Sistema Integrado de Gestión es la formación. El personal de la Organización debe dominar el sistema y por ello debe ser partícipe del proceso y, si la organización no se ve capacitada para hacerlo por sí misma, debe recurrir a la formación a medida.

Cuando hablamos de formación del personal, podemos distinguir varias fases:

• FASE 1: Formación anterior a la integración de sistemas. El personal de la Organización debe conocer qué es lo que se va a implantar y con qué herramientas van a contar. Debe dominar aspectos como: normativas, análisis de procesos, documentación o diagnóstico.
• FASE 2: Formación durante la documentación. En esta fase hay que formar al personal en función del área en la que desempeña su trabajo, para que tengan criterio a la hora de elaborar la documentación necesaria (manuales, instrucciones, procedimientos).
• FASE 3: Formación durante la implantación. En esta fase hay que hacer hincapié en las políticas adoptadas para el SIG. Hay que suponer que alcanzada esta fase, los distintos niveles de la empresa ya están formados en la materia y son capaces de desarrollar su actividad o actuar según los procedimientos estipulados.
• FASE 4: Formación para auditorías internas. Si queremos conocer el grado de implantación del sistema es absolutamente necesario hacer auditorías internas. Esta formación no está dirigida a toda la plantilla de la Organización sino sólo a aquellas personas que vayan a realizar las tareas auditoras. Se trata de que puedan evaluar si los trabajadores están actuando de acuerdo con el sistema implantado y si éste es eficaz.

Visto lo anterior, es evidente también que, además de formar a todo el personal de la Organización, se necesitan personas expertas en los Sistemas de Gestión, puesto que finalmente serán las encargadas de controlar su implantación, funcionamiento, control, etc.

Si nos centramos en la integración de los sistemas de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales, que es actualmente lo más demandado en este campo, es fácil encontrar numerosos profesionales formados en alguna de estas disciplinas, algunos incluso en dos de ellas, fundamentalmente en calidad y medio Ambiente, como gracias al Máster en Energías Renovables. En cambio, existe una gran carencia de expertos en las tres disciplinas mencionadas y mucho más todavía si además se exige que cuenten con una visión de gestión empresarial integradora.

Por tanto, para las Organizaciones cada vez es y será más importante contar con profesionales expertos en Sistemas Integrados de Gestión y más si estos aglutinan, al menos, las tres disciplinas habituales (Calidad, Medio Ambiente y prevención de Riesgos Laborales).

¿Cómo debería ser la formación de estos profesionales?

Además de la formación específica en cada uno de los Sistemas de Gestión asociados a cada disciplina a integrar, y su normativa correspondiente, los profesionales deben estar preparados para:

Conocer los motivos, fundamentos y ventajas que llevan a la integración de los Sistemas de Gestión.

Identificar de forma eficaz los diferentes campos de aplicación de las normas internacionales de cada una de las disciplinas a integrar (en el caso habitual gestión de la calidad, del medio ambiente y de la prevención de riesgos laborales).

Facilitar las directrices que permitan integrar de manera eficaz los diferentes sistemas de gestión.

Formar a su vez a otros profesionales, en los conocimientos teóricos y habilidades prácticas para el desarrollo de Planes Integrados de Gestión tal como se ha visto anteriormente (en particular en los sistemas de gestión de la calidad, Norma ISO 9001  del medio ambiente, Norma ISO 14001 y de la prevención de riesgos laborales,  OHSAS 18001).

Conocer el contenido de la Norma UNE 66177: “Sistemas de gestión. Guía para la integración de los sistemas de gestión”.

La Universidad Alfonso X el Sabio ofrece la mejor formación en su Maestría Oficial de Sistemas Integrados de Gestión y el Máster de Riesgos Laborales Online.

La importancia de los Sistemas Integrados de Gestión (SIG), en definitiva, radica en que constituyen una poderosa herramienta que permite unificar los Sistemas de Gestión de una Organización, que bien anteriormente tenía implantados de forma independiente o bien decide implantar de una sola vez,  no solo con el fin de reducir costes y maximizar resultados, sino con el objetivo final de fijar un nuevo enfoque de estrategia empresarial que permita hacerla más competitiva y por tanto que la ayude a adaptarse mejor al entorno laboral actual en continuo cambio.

Para todo ello, cada vez es más necesario la existencia de profesionales formados en el desarrollo, implantación y gestión de estos sistemas.

Autor: Anselmo C. Soto Pérez*

*Anselmo C. Soto Pérez es Ingeniero de Caminos, Canales y Puertos por la Universidad Politécnica de Madrid, y ha realizado numerosos cursos de formación en Finanzas, Administración y Dirección de empresas, Liderazgo, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de la Calidad. Recientemente le han concedido la Medalla de Oro al Mérito Profesional 2019 del Consejo General de Relaciones Industriales y Licenciados en Ciencias del trabajo.

Anselmo comenzó su carrera profesional en INTECSA–DRAGADOS, como Jefe de Proyectos durante 10 años. Posteriormente se unió a GEOCISA–DRAGADOS (ACS), donde ha sido durante más de 17 años Apoderado y Representante legal, Director de Recursos, Servicios, I+D+i y Contratación.

Actualmente además de continuar con la labor como docente, siendo profesor en la Universidad Alfonso X el Sabio de Madrid, es Concejal en el Ayuntamiento de Majadahonda (Madrid), y miembro del equipo gestor de INUIT FUNDACIÓN.